KABARINDO, JAKARTA- Selain meringankan pekerjaan HRD, kehadiran aplikasi payroll juga mampu memudahkan karyawan saat ingin mengajukan ijin atau mengakses data-data penting miliknya.
Nah kira-kira aplikasi payroll manakah yang paling tepat digunakan di kantor/ perusahaan Anda? Sekarang simak yuk, cara memilih Aplikasi Payroll berkualitas yang bisa Anda terapkan sekarang juga dilansir dari Okezone.
Pastikan Memiliki Fitur-Fitur Terlengkap
Kriteria pertama dalam memilih Aplikasi Payroll berkualitas adalah kelengkapan fitur yang ditawarkan. Saat hendak berlangganan Aplikasi Payroll, pastikan Anda memilih aplikasi dengan fitur-fitur terbaru dan terlengkap. Tentu saja, fitur utama yang wajib ada ialah otomatisasi penggajian. Namun, jangan fokus pada fitur itu saja. Aplikasi payroll saat ini telah berkembang kian pesat, termasuk dalam perhitungan pajak, BPJS, dan bahkan klaim reimbursement secara otomatis. Jika mendapat penawaran beberapa aplikasi, coba bandingkan fitur-fitur yang ditawarkan terlebih dahulu. Anda tidak harus memilih aplikasi dengan fitur paling lengkap, tapi pilihlah aplikasi yang fitur-fiturnya paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Telah Teruji Cepat dan Akurat
Cara memilih aplikasi payroll berkualitas selanjutnya adalah perhatikan keakuratan data yang ditampilkan. Jangan sampai Anda memilih aplikasi yang salah, sampai data kehadiran karyawan pun tidak terekam dengan baik. Mulai dari banyaknya data invalid, proses loading lama, hingga sering mengalami error/ bug.
Semua kelemahan tersebut pasti mengganggu kinerja Anda sebagai tim HR. Oleh karena itu, pastikan Anda memilih Aplikasi Payroll yang telah teruji cepat dan akurat. Untuk memastikan hal ini, coba lakukan tes rekap data pada aplikasi, dan analisis bagaimana pengalaman Anda selama menggunakan aplikasi tersebut. Analisis juga bagaimana pelaporan yang dihasilkan oleh aplikasi tersebut, apakah hasilnya sudah akurat/ belum.
Penyimpanan Data Terbukti Aman
Selain memperhatikan kecepatan dan keakuratan aplikasi, Anda juga wajib mempertimbangkan segi keamanan yang ditawarkan. Ini adalah kriteria penting yang tidak boleh Anda lewatkan. Sebab, percuma saja jika fitur-fitur aplikasi-nya lengkap, hasil datanya akurat, tapi penyimpanan datanya tidak aman. Semua data yang Anda upload pasti rawan hilang dan rusak. Jadi, pastikan Anda memilih Aplikasi Payroll yang dilengkapi cloud server berstandar dan telah terjamin keamanannya
Tampilan Simpel dan Mudah Digunakan
Cara memilih Aplikasi Payroll yang keempat adalah perhatikan desain tampilan aplikasi. Apakah tampilan yang dihadirkan cukup mudah digunakan atau justru sebaliknya. Poin ini terlihat sepele, namun jangan sampai diremehkan. Sebab, desain tampilan yang tidak user-friendly hanya akan menyulitkan pekerjaan Anda.
Pekerjaan yang harusnya selesai dalam hitungan menit, menjadi molor berjam-jam karena kesulitan menggunakan aplikasi. Pilihlah Aplikasi Payroll yang memiliki desain simpel dan mudah digunakan. Untuk mengetahui hal ini, Anda hanya perlu uji coba/ tes penggunaan aplikasi bersangkutan. Jika pengalaman pertama menggunakan aplikasi tersebut terasa membingungkan, itu artinya desain tampilan yang dihadirkan aplikasi tersebut kurang user-friendly.
Namun, jangan mengetesnya sendirian. Bisa jadi, kesulitan penggunaan aplikasi tersebut bukan disebabkan tampilan aplikasi-nya yang bermasalah, tapi karena kurangnya pemahaman Anda terhadap aplikasi itu. Coba lakukan beberapa kali uji coba terhadap 3-5 orang. Jika kelima orang mengatakan kebingungan, bisa dipastikan aplikasi tersebut memang susah dioperasikan.
Fleksibel dan Memudahkan Update Data
Lanjut ke poin kelima dalam memilih Aplikasi Payroll berkualitas. Pilihlah aplikasi yang dapat digunakan secara fleksibel, terutama dalam mengatur skema penggajian di kantor/ perusahaan Anda. Sebab, dalam pembagian gaji dan pengelolaan SDM, sebuah kantor/ perusahaan pasti menerapkan aturan yang dapat berubah sewaktu-waktu. Misalnya, di tahun ini belum ada tunjangan makan siang, namun di tahun berikutnya diberlakukan tunjangan makan siang. Maka, skema penggajian di aplikasi payroll pun ikut berubah. Jadi, pastikan Anda memilih Aplikasi Payroll yang bisa diatur dan diubah-ubah secara fleksibel.
Dapat Diakses Karyawan secara Praktis
Cara memilih aplikasi payroll selanjutnya adalah pertimbangkan soal aksesibilitas aplikasi. Apakah aplikasi dapat diakses secara mudah dan praktis oleh semua karyawan, atau sebaliknya. Misalnya, dari segi device yang disarankan. Apakah aplikasi payroll tersebut hanya bisa diakses melalui PC atau juga bisa digunakan melalui smartphone. Jika melalui smartphone juga bisa, berarti karyawan Anda akan lebih dimudahkan dalam mengaksesnya. Karena jika hanya bisa diakses melalui PC, pasti tidak semua karyawan bisa mengakses aplikasi tersebut.
Kompatibel dengan Device yang Anda Miliki
Salah satu kriteria yang tidak boleh Anda lewatkan dalam memilih Aplikasi Payroll adalah kompatibilitas device yang disarankan. Pastikan kompatibilitas device yang disarankan Aplikasi Payroll yang Anda pilih sesuai dengan device yang Anda miliki di kantor/ perusahaan Anda. Kalaupun tidak sesuai, pastikan kompatibilitas device yang disarankan tidak terlalu sulit didapat dan harganya pun sesuai dengan budget Anda.
Harga dan Sistem Pembayaran Kompetitif
Lanjut pada cara memilih Aplikasi Payroll ke-8, salah satu kriteria yang perlu Anda perhatikan ialah harga dan sistem pembayaran yang ditawarkan. Pilih Aplikasi Payroll yang menawarkan harga dan sistem pembayaran fleksibel, sehingga tidak menyulitkan Anda dalam membayar biaya implementasi/ langganannya. Anda bisa membandingkan harga beberapa aplikasi dan pilih yang paling sesuai dengan budget Anda.
Aplikasi Telah Dipercaya Banyak Klien
Daftar klien yang pernah di-handle oleh vendor Aplikasi Payroll yang akan Anda pilih juga penting untuk dipertimbangkan. Jika Aplikasi Payroll tersebut telah digunakan oleh banyak kantor/ perusahaan, berarti aplikasi tersebut telah dipercaya banyak klien. Cari tahu juga apakah klien-klien itu puas dengan produk dan layanan yang diberikan oleh vendor tersebut. Jangan memilih Aplikasi Payroll yang belum jelas client references–nya. Bisa-bisa Anda menjadi kelinci percobaan dan sering mengalami error atau bug.
Didukung Tim Support secara Total
Kriteria kesepuluh yang perlu Anda pertimbangkan dalam memilih aplikasi payroll adalah layanan tim customer support/ bantuan teknisi yang ditawarkan. Pilihlah aplikasi payroll yang memiliki tim support profesional dan siap membantu Anda selama 24/7 jika Anda mengalami kendala penggunaan aplikasi. Baik secara online melalui chat, telepon, PC remote atau pun kunjungan langsung ke tempat Anda.
Demikian cara memilih aplikasi payroll berkualitas yang bisa Anda terapkan untuk perusahaan Anda. Dari 10 kriteria di atas, kami rekomendasikan Anda menggunakan Aplikasi Jurnal dari Mekari. Aplikasi ini mampu memudahkan Anda dalam mengelola kehadiran, penggajian, hingga perhitungan pajak dan BPJS karyawan secara otomatis. Bahkan, karyawan Anda juga bisa mengajukan ijin dan mengakses data karyawan secara online lho! Tentu sangat memudahkan dan sudah pasti disukai karyawan milenial yang sangat technology-savvy. Harga dan sistem pembayaran yang ditawarkan pun cukup variatif, tersedia pembayaran beli putus/ berlangganan bulanan dan tahunan. (Foto: Dok.Freepik)
